Сертификаты ISO, а также внедрение системы менеджмента информационной безопасности (СМИБ) в соответствии с IT-Grundschutz (Базовая защита информации), многими компаниями рассматриваются как доказательство их качества и профессионального подхода к ведению бизнеса. Хотя это важный фундамент для любой компании, в некоторых случаях не всегда все идет по плану. Ниже перечислены наиболее распространенные подводные камни при внедрении ISO/СМИБ и их сертификации, а также возможные пути их решения.
1. Отсутствие приверженности руководства
Во главе всего стоит руководство. Неважно, один человек или несколько. Одним из решающих факторов, из-за которого внедрение ISO/СМИБ в компаниях не работает, является отсутствие приверженности со стороны руководителей. Они должны понимать важность внедрения ISO/СМИБ и активно выступать за его реализацию и поддержание. Без вовлеченности руководства часто бывает трудно привлечь всех сотрудников к этому процессу и обеспечить интеграцию стандартов ISO или стандартов IT-Grundschutz в повседневную деятельность.
Поэтому компаниям обязательно следует четко обозначить важность этого вопроса — даже если его реализация сопряжена с большими усилиями и неудобствами. «Наводить порядок» не всегда приятно. Но результат того стоит. Если руководство поддерживает и поощряет внедрение ISO/СМИБ, это может привести к успешному завершению проекта и улучшению имиджа компании.
2. Обход стороной вместо прямого участия
Одной из самых частых причин, по которым внедрение ISO/СМИБ в компаниях не срабатывает, является то, что оно фактически не интегрируется в повседневные рабочие процессы. Многие рассматривают внедрение ISO/СМИБ как разовую акцию, проведенную для получения сертификата. При этом они не следят за тем, чтобы созданные процедуры были интегрированы в их ежедневную деловую практику. Без фактического включения в ежедневный рабочий процесс сертификат становится бесполезным, а предоставляемые им преимущества не реализуются. В худшем случае организации даже несут убытки, упуская при этом ценный потенциал для развития.
При интеграции важно учитывать, чтобы не увязнуть в деталях. Реализация системы менеджмента, приближенная к (трудовой) жизни, имеет решающее значение для ее успеха. Вместо написания сложной прозы, возможно, будет достаточно графика. Поговорка «Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать!» здесь как нельзя кстати. Если процессы легко и интуитивно понятны и четко реализуемы, они будут соблюдаться. Здесь также может быть полезно автоматизировать процессы. Взгляд со стороны опытного консультанта также может быть полезен.
Совет для чтения: Как подготовиться к аудиту SOC-2
3. Недостаточное вовлечение сотрудников
Еще одна проблема, часто возникающая при внедрении ISO/СМИБ, — это недостаточное участие всех сотрудников. Если только небольшая часть компании отвечает за внедрение ISO/СМИБ, может возникнуть рассинхронизация между отделами, не участвующими в процессе. Это приводит к тому, что определенные отделы не соблюдают предусмотренные процедуры, и в конечном итоге внедрение ISO/СМИБ не работает.
Решение этой проблемы — в следующем пункте.
4. Недостаточное поощрение идентификации сотрудников
Еще один фактор, затрудняющий функционирование внедрения ISO/СМИБ в компаниях, — это отсутствие идентификации сотрудников с этим внедрением и вытекающей из него системой менеджмента. Сотрудники должны понимать, почему внедрение важно, как оно должно быть интегрировано в их повседневные рабочие процессы и как оно облегчает им работу. Если это не так, становится трудно реализовать внедрение и поддерживать последующую сертификацию.
Решением этой проблемы, например, являются тренинги и программы повышения квалификации. Они способствуют раннему вовлечению сотрудников в процесс сертификации. Это гарантирует, что все сотрудники понимают важность сертификации и то, как она может быть интегрирована в их повседневную работу.
Обучение и вовлечение сотрудников также гарантируют эффективную реализацию системы менеджмента. Таким образом, сотрудники активно способствуют ее улучшению.
5. Пренебрежение повышением квалификации
Обучение сотрудников в контексте внедрения ISO/СМИБ важно во многих отношениях. Недостаточная компетентность ответственных лиц часто приводит к тому, что проекты сертификации терпят неудачу не позднее аудита. Поэтому обучение и повышение осведомленности всех сотрудников о важности внедрения ISO/СМИБ и их роли в реализации имеют решающее значение.
Хорошо обученная команда находит хорошие и эффективные решения для построения и реализации системы менеджмента. Таким образом, можно избежать бюрократизации. Компетентность с самого начала является решающим фактором успеха внедрения ISO/СМИБ.
6. Реализация без плана
Еще одним препятствием при внедрении ISO/СМИБ является отсутствие четкого плана действий. Многие организации начинают процесс, не имея точного представления о том, что необходимо для успешного внедрения или сертификации. В результате они тратят время и ресурсы впустую. Без четкого плана компании концентрируются на областях, которые не имеют отношения к делу, или не соответствуют требованиям стандартов ISO/IT-Grundschutz. Кроме того, если реализация построения системы менеджмента занимает слишком много времени, может случиться так, что обычное развитие компании опередит сам процесс, и работа придется выполнять дважды, чтобы соответствовать изменениям.
Возможное решение заключается в разработке четкого плана, определяющего шаги по внедрению стандартов. Этот план должен учитывать конкретные требования выбранных стандартов, необходимое время и ресурсы для внедрения/сертификации, а также обязанности и задачи вовлеченных сотрудников и отделов. Четкое определение крайнего срока для основного построения системы менеджмента позволяет компаниям сосредоточиться на наиболее важных областях. Таким образом, они могут более эффективно использовать время и ресурсы. Предварительный анализ текущего и целевого состояния или GAP-анализ является проверенным средством для внесения ясности и получения основы для конкретного планирования.
7. И так сойдет, или лучше честно, но дольше?
Если компании обманывают сами себя, внедрение ISO/СМИБ также не будет работать. Часто анализ уязвимостей и рисков рассматривается необъективно или просто не учитываются действительно важные темы. По принципу: «Что аудитор не знает, то его не волнует».
Это приводит к тому, что компании неадекватно обрабатывают свои риски или вообще их не замечают, тем самым снижая эффективность системы менеджмента. Возмущение, когда риск, ранее оцененный положительно, материализуется и влечет за собой огромные расходы на его устранение, часто бывает велико впоследствии.
Нечестный подход приводит к тому, что внедрение выбранных стандартов осуществляется поверхностно и неполно, что в конечном итоге делает внедрение и, возможно, сертификацию бессмысленными.
Решение этой проблемы заключается в том, чтобы компании были безжалостно честны с собой и при необходимости обращались за помощью. Беспристрастный и опытный консультант может помочь правильно оценить риски. Кроме того, он способен выявить потенциальные сценарии, которые могли быть не замечены из-за «производственной слепоты». Таким образом, компания может провести честный анализ рисков и выявить уязвимости, чтобы обеспечить эффективное внедрение выбранных стандартов.
8. Рассмотрение внедрения/сертификации как завершенного процесса
Еще одна распространенная проблема при внедрении ISO/СМИБ — отсутствие непрерывного процесса мониторинга и улучшения. Многие компании рассматривают внедрение ISO/СМИБ как завершенный процесс. Однако, если не предпринимаются постоянные усилия по поддержанию и улучшению внедрения выбранных стандартов, компания быстро рискует отстать от новейших тенденций и требований. В худшем случае компания может даже потерять сертификат. Впоследствии ей будет трудно получить его снова.
Чтобы избежать этих проблем, компании должны рассматривать внедрение ISO/СМИБ как непрерывный процесс, который постоянно контролируется и улучшается. Все сотрудники должны быть вовлечены в этот процесс для обеспечения бесперебойной реализации и фактической интеграции в повседневную деятельность. Кроме того, важно регулярно проводить проверки и аудиты. Таким образом, организации гарантируют, что они всегда соответствуют новейшим стандартам.
9. Использование дешевых решений
Внедрение и сертификация ISO/СМИБ — это не то, что подходит для компаний, ищущих дешевые решения. Многие компании пытаются сэкономить, выбирая более дешевые решения или пытаясь внедрить стандарты самостоятельно и без надлежащих ресурсов.
Это регулярно приводит к тому, что компании упускают из виду важные области или внедряют некачественные решения, которые не полностью соответствуют стандартам или создают лишь дополнительную работу, не раскрывая при этом потенциальных преимуществ системы менеджмента. Важно понимать, что внедрение стандартов ISO/IT-Grundschutz — это важный и долгосрочный процесс. Он требует адекватных инвестиций, чтобы гарантировать выполнение всех требований и эффективную реализацию системы менеджмента. Какой смысл экономить в начале, а потом нести большие расходы, чтобы компенсировать ошибки в основе?
Эту дилемму можно решить путем четкой и подробной инвентаризации в сочетании с сопоставлением текущего и целевого состояния. На основе ясной картины того, что необходимо сделать, можно выделить адекватный бюджет на внедрение выбранных стандартов и сделать ставку на высококачественные решения, соответствующие требованиям.
Таким образом, проявляются долгосрочные преимущества систем менеджмента, такие как повышение эффективности, качества и удовлетворенности клиентов, что в конечном итоге может привести к увеличению оборота и прибыли. Адекватные дополнительные затраты на этапе внедрения системы окупаются в долгосрочной перспективе. (jm)
Совет для чтения:Хорошая сертификация — половина успеха
Всегда имейте в виду, что редакции могут придерживаться предвзятых взглядов в освещении новостей.
Автор –
